قانونی برای مدیریت زمان آسان

طراح قانون «4 ساعت برای مدیریت آسان زمان» یعنی بورکمن ستون نویس سابق روزنامه گاردین و نویسنده کتاب‌های متعددی بوده است، او نه تنها از من موفق‌تر است بلکه در مورد موضوعات مشابهی در زمینه روانشناسی، موفقیت و بهره‌وری هم کار می‌کند. یعنی اغلب اوقات با خواندن نوشته‌های او متوجه می‌شوم هر دو مطالعات یکسانی را بررسی کرده‌ایم و به نویسنده‌های مشابهی ارجاع داده‌ایم. فقط بورکمن معمولاً موفق می‌شود این آگاهی خود را از طریق روش‌هایی متقاعدکننده‌تر و منسجم‌تر بروز دهد. 

جدیدترین مثالی که می‌توانم برای شما بزنم شماره آخر روزنامه فوق‌العاده او با عنوان The Imperfectionist است که در آن رویکردی فوق‌العاده قدرتمند در مورد مدیریت زمان ارائه داده است.

مدیریت زمان آسان: فقط چهار ساعت در روز

در این شماره از روزنامه، بورکمن در مورد یکی از معدود قانون‌های دشوار و سریع مدیریت آسان زمان که کشف کرده نوشته است. او می‌گوید: «تقریباً به هیچ وجه نمی‌توانید کارهایی را که نیاز به تمرکز ذهنی شدید دارند بیش از سه یا چهار ساعت در روز انجام دهید. این خیلی ترسناک است که چطور این بازه سه تا چهار ساعته مداوم با توجه به عادت‌های خلاقانه معروف افزایش پیدا می‌کند.»

برکمن در ادامه صحبت‌های خود فهرستی از متفکران برجسته‌ای مانند چارلز داروین (Charles Darwin) و اینگمار برگمن (Ingmar Bergman) را ارائه می‌دهد که ساعات خیلی زیادی را در روز مشغول به کار بودند. این زمان شاید برای یک روز کاری زیادی کوتاه به نظر برسد اما این ادعا خیلی هم من را غافلگیر نکرد. من هم قبلاً با بررسی مدارک علمی متعدد، زندگینامه افراد نابغه و حتی مدارک مربوط به انسان شناسی متوجه این موضوع شده بودم که ثابت شده است مغز ما در طول روز فقط می‌تواند حدود چهار ساعت را به کار اختصاص دهد. 

البته ممکن است به عنوان یک ادمین رسانه‌های اجتماعی یا کارگر خط مونتاژ زمان بیشتری به کار اختصاص دهید ولی در مورد کارهایی که نیازمند تلاش فکری متمرکز هستند یک محدودیت بیولوژیکی سخت پیش روی انسان قرار می‌گیرد. پزشکان متخصص‌ معمولاً قبل از پایان روز کاری به این محدودیت می‌رسند. 

از چهار ساعت اصلی خود محافظت کنید

طبق معمول برکمن از همان روش همیشگی که حداقل برای من خیلی آشنا است برای نتیجه‌گیری استفاده می‌کند. بهترین بخش نوشته‌های برکمن اطلاعاتی که کشف کرده است نیستند، بلکه نتیجه‌گیری‌هایی هستند که با استفاده از این اطلاعات به آن‌ها می‌رسد.  

برکمن می‌نویسد: «درس واقعی این است که برای مدیریت آسان زمان با استفاده از قانون 4 ساعت باید از زمان آزاد موجود در برنامه خود استفاده کنید و این قانون «زمان شما را افزایش نمی‌دهد» یا باعث «بهینه‌سازی روز شما» نمی‌شود. بلکه از طریق یک روش مبهم اما خاص حصاری ایجاد می‌کند که در آن سه تا چهار ساعت بدون حواس‌پرتی تمرکز خواهید داشت. (بهتر است در زمانی باشد که انرژی شما در بالاترین حد خود است.)»

فرقی ندارد چه می‌کنید در هر حال با استفاده از این قانون می‌توانید حجم زیادی از کارهای مهم خود را در چهار ساعت پربار در روز انجام دهید. مغز انسان به این شکل کار می‌کند. حتی جف بزوس (Jeff Bezos) هم پیش‌بینی می‌کند که در طول روز فقط سه تصمیم مهم بگیرد. 

بنابراین باید تصمیم‌های مدیریت زمان خود را بر اساس این «قانون 4 ساعت» تنظیم کنید. سعی نکنید مدت‌زمان اصلی کار خود را افزایش دهید چون این کار امکان‌پذیر نیست. همچنین نباید سعی کنید این زمان را تبدیل به هشت ساعت (یا بیشتر) کار غیرمتمرکز کنید، این هم تصمیم خوبی نیست. بنابراین برای مدیریت آسان زمان باید 4 ساعت طلایی خود را انتخاب کنید و مثل یک خرس گریزلی مادر از آن‌ها محافظت کنید. 

 جمع‌بندی

با تمرکز بر روی چهار ساعت اصلی خود می‌توانید کارهای بیشتری را با حواس‌پرتی کمتر انجام دهید. همچنین باعث می‌شود به خاطر اینکه مغزتان در ساعت 4 بعدازظهر بهره‌وری خوبی ندارد به خودتان فشار نیاورید. حتی اگر کارهای خیلی زیادی در لیست کارهایی که باید انجام دهید باقی‌مانده است هم باید این کار را انجام دهید. اینکه کارهای فکری خود را کنار بگذارید و به سایر کارهایی که نیاز به تمرکز ذهنی ندارند بپردازید کار اشتباهی نیست. این درک عاقلانه نیاز پایه ما برای استراحت و ریکاوری است که در مغز ما ایجاد شده. کار کردن با این محدودیت‌ها نشانه تنبلی نیست این پایه و اساس مدیریت زمان معقولانه است.