در طول زندگی مشکلات بسیاری پیش می آیند که نیاز به رفع شدن دارند، فقط کافی است پست الکترونیک خود را باز کنید؛ مطمئنا به ایمیل هایی بر می خورید که نیاز به مداخله و رسیدگی شما دارد اما زمانی که شما در اختیار دارید، به قدری محدود است که فرصت یا ظرفیت حل تمامی این مشکلات را ندارید. بنابراین برای حل این مشکلات باید اولویت بندی کنید. دو معیار مهم در اولویت بندی وجود دارد که عبارتند از: میزان آزاردهندگی مشکل (مانند جیر جیر چرخی که نیاز به روغنکاری دارد) و اهمیت و بزرگی مشکل.

معیار اول که میزان آزاردهندگی مشکل است، قطعا معیار ناقصی است. اما تا حدودی، می توان استدلال کرد که این معیار، یکی از معیارهای محبوب در میان تمامی مردم برای اولویت بندی مشکلات است. این روش قطعا گاهی اوقات اشتباه است و گاهی اوقات هم درست همان چیزی است که مد نظر شماست.

اولویت دادن به حل مسائل بر اساس اهمیت و بزرگی آنها نیز به تنهایی معیار ناقصی است و یک نکته مهم وجود دارد و آن این است که اتکا به این معیار و تمرکز بر روی آن می تواند تصمیم گیری شما را به سوی نادرستی بکشاند. بحث ما این است که اگر این مدل، اساس تمامی تصمیم گیری های شما شود، نتیجه ای منفی بر روی عملکرد کلی شما می گذارد و باعث می شود مشکلات کوچک اما تاثیر گذار بی اهمیت جلوه کنند.

در فضیلت حل مشکلات کوچک

حلِ مشکلات کوچک، مساله ای است که از دیرباز مورد توجه بوده اما مدتی است که فراموش شده است. احتمالا این داستان قدیمی را شنیده اید؛ تاثیر مشکلات کوچک در زندگی، درست مانند تاثیر میخ در سرنوشت پادشاه است. یک بار دیگر این داستان قرن سیزدهمی را بخوانید:

به خاطر میخی، نعلی افتاد.

به خاطر نعلی، اسبی افتاد.

به خاطر اسبی، سواری افتاد.

به خاطر سواری، پیامی نرسید.

به خاطر پیامی، سپاهی شکست خورد.

به خاطر شکستی، پادشاهی سرنگون شد.

و همه اینها به خاطر این اتفاق افتاد که میخی به نعلی درست کوبیده نشده بود! 

این داستان، حقیقتی را بازگو میکند و آن این است که بسیاری از مشکلات بزرگ، با مشکلات بسیار کوچکی آغاز میشوند که معمولا نادیده گرفته می شوند. سپس همان مشکل کوچک، بزرگ شده و فاجعه ای به بار می آورند. اگرچه ما نمی توانیم تمامی مشکلات کوچکی که برایمان پیش می آید را حل کنیم اما حداقل کاری که می توانیم انجام دهیم آن است که آنها را ناچیز و بی اهمیت نشماریم. اهمیت این مشکلات به دلیل حجم امروزشان نیست، بلکه در قابلیت آنها برای تبدیل شدن به مشکلی بزرگتر است.

واقعیت مهم دیگر این است که تشخیص اینکه کدام مشکل کوچک توانایی تبدیل شدن به یک مشکل بزرگتر را دارد، بسیار دشوار و گاهی غیر ممکن است. از این رو ارزیابی کردنِ ریسک بالقوه ی هر یک از مشکلات کوچک، بدون شک به تلاش کمتری از حل و فصل آنها نیاز دارد. بنابراین، بهتر است که هیچ مشکل کوچکی را نادیده نگیریم، چرا که ممکن است روزی آنها بزرگ شوند و تمام انرژی ما را به خود اختصاص دهند.

نمونه هایی از تبدیل مسائل کوچک به یک فاجعه

یک مثال خوب در این مورد، برنامه مارینر 1 (Mariner 1) است. ناسا مسائل زیادی از این دست دارد. شاید برایتان جالب توجه باشد که چرا ناسا اینقدر پروژه شکست خورده دارد؛ دلیل اصلی آن این است که برخلاف سازمان های دیگر، در ناسا تلاش زیادی برای مطالعه و انتشار شکست هایشان انجام می شود، در واقع ناسا یک آزمایشگاه واقعی برای مطالعه شکست ها است.

مارینر 1 ساخته شده بود تا در فضا پرواز و بر روی سیاره زهره مطالعه کند. در سال 1962 فضاپیمای مارینر به فضا پرتاب شد، اما تنها کمی پس از پرتاب، سیستم هدایت آن دچار اختلال و از کنترل خارج شد. فضاپیما قادر به بازگشت نبود و از آنجایی که خطر سقوط آن به جو زمین وجود داشت، تصمیم به انهدام آن گرفته شد. این پروژه 18.5 میلیون دلار برای دولت آمریکا هزینه داشت. 

اما دلیل شکست پروژه مارینر 1 چه بود؟ مشکل از آنجایی ایجاد شده بود که در سیستم کدنویسی برنامه ی فضاپیما یک علامت (-) جا افتاده بود. در معادلات حرکتِ فضاپیما، بایستی شعاع میانگین (R) لحاظ می شد اما به دلیل یک اشتباه ساده، در برنامه (R) درج شده بود و همین باعث شکست پروژه شد. این مثال نشان میدهد که اشتباهات خیلی کوچک می توانند زیانهای جبران ناپذیری به بار بیاورند.

حال بیایید نمونه دیگری را بررسی کنیم. آیا شما به همه ایمیل های موجود در پست الکترونیکی خود به یک اندازه توجه می کنید؟ آیا تابحال ایمیل مهمی را در میان انبوه ایمیل ها نادیده گرفته اید؟  

من در نزدیکی تقاطع واشنگتن زندگی میکنم، جایی که در کریسمس 1776، جورج واشنگتن به همراه سپاهیانش از رودخانه عبور و به گروهی از سربازان مزدور آلمانی حمله کرد. این پیروزی یکی از مهمترین اتفاقات در تاریخ آمریکا است و نقاشی کشیده شده از این لحظه به یکی از تصاویر نمادین تاریخ آمریکا بدل شده است. از آنجایی که تعداد سربازان آلمانی بیشمار بوده، برتری آمریکاییها در این حمله باعث تعجب همگان شده است. 

ماجرا از این قرار است که یک کشاورز که در مسیر عبور سپاه واشنگتن بوده، پیامی برای سربازان آلمانی ارسال میکند و آنها را از حمله واشنگتن آگاه میکند. پیام خطاب به افسر فرمانده، سرهنگ یوهان رال بوده است که یا هرگز آن پیام را نخوانده و یا کسی را نداشته که آن  را برایش ترجمه کند. 

جالب اینجا است که پیام خوانده نشده کشاورز روی بدن مرده سرهنگ پیدا شد و پیروزی واشنگتن در نبرد ترنتون به نقطه عطف مهمی در جنگ تبدیل شد. 

باید خاطر نشان کنیم که همه مشکلات کوچک تبدیل به خسارتهای میلیون دلاری یا شکست سنگین در جنگ نمی شوند، اما فرض ما بر این است که در شرکت یا سازمان شما به احتمال زیاد مشکلات کوچک بسیاری وجود دارد که در صورت عدم رسیدگی به موقع به مشکل بزرگتری تبدیل خواهند شد. این مشکلات ممکن است به مشتریان یا کارکنان شما آسیب برسانند یا تنها باعث خسارتهای مالی شوند. در هر صورت رسیدگی به این موارد هنگامی که به مسائل بزرگی تبدیل شده اند، برای شما خوشایند نخواهد بود.

چه باید کرد؟

بگذارید اول اخبار خوب را بگوییم. برای همگان واضح است که حل مشکلات در حالی که هنوز کوچک هستند، سریعتر و آسانتر است. زیرا هنوز آنقدر بزرگ نشده اند که تبدیل به یک زنجیره مسائل اشتباه یا خسارت پیدرپی شوند. دلیل دیگر این است که ردیابی مشکل و رسیدن به ریشه آن وقتی هنوز مساله کوچکی است و تازه شکل گرفته است، زمان بسیار کمتری میبرد. 

درست مانند این میماند که اگر شما در یک تصادف پایتان بشکند، به طور قطع میدانید که چرا پای شما شکسته است. اما اگر در سن 50 سالگی به دلیلِ سبک زندگیِ نادرستی که در دهه 20 و 30 زندگیتان داشته اید، بیمار شوید، تعیین دقیق اینکه ریشه اصلی بیماری شما چیست، تقریبا غیر ممکن است!

بنابراین برای شروع بایستی سیستمی طراحی کنیم که تمامی روندهای سازمانی شما را بازبینی کند و مشکلات را در سریعترین زمان ممکن گزارش دهد. ممکن است شما نخواهید تمامی این مشکلات را حل کنید، اما صرف آگاهی داشتن از آنها باعث میشود که برای حل و فصل آنها مسیری مشخص و بسیار ساده تر داشته باشید.

اگر شما بتوانید مشکلات را با یک دهم تلاش مورد نیاز برای حل مشکلات بزرگتر رفع کنید، 10 برابر بیشتر مشکلاتتان را حل میکنید و در مجموع زمان و هزینه بسیار کمتری صرف آنها میکنید.

یک راه حل کلیدی دیگر در این زمینه این است: بیشتر کارکنان را در حل مسائل سازمان دخیل کنید. داشتن افراد بیشتری که به حل مشکل کمک میکنند، باعث میشود مسایل راحتتر و سریعتر حل شوند. بسیاری از سازمانها فکر میکنند این بدان معنی است که افراد بیشتری را برای تیم حل مسئله استخدام و آنها را مسئول رفع مشکلات کنند. این استراتژی اغلب شکست میخورد. 

اگرچه هوش جمعی تیم ممکن است در حل مشکلات موثر باشد، اما سرعت حل آن را کاهش میدهد و در نتیجه منجر به بزرگتر شدن حجم مشکلات می شود. به جای آن سعی کنید با تمرکز بر هماهنگی و افزایش مهارت حل مسئله در بین تمامی کارکنان سازمان، هر واحد را به حل مشکلات مرتبط با حوزه خود ترغیب کنید.

حل مسئله یکی از مهارتهای ارزشمند و موثری است که در طول زندگی به آن نیاز داریم. تمامی افراد جامعه در زمان حل مسائل جمعی، احساس موفقیت و ارزشمند بودن می کنند. چرا از این انرژی استفاده نکنیم؟ استفاده از روش هایی مانند آموزش، راهبری و استاندارد سازی برای تقویت مهارت حل مساله در جامعه موجب تحریک افراد به حل مشکلات و ایجاد جامعه ای شکوفاتر می شود.